SAP Dokumentenmanagement - Anwenderbericht Otto Bihler
SAP Dokumentenmanagement bringt Engineering und Business zusammen
Digitalisierte Prozesse sind in fertigenden Unternehmen mit immer komplexeren Produkten ein zentraler Faktor für Wettbewerbsfähigkeit, Kundenzufriedenheit und wirtschaftlichen Erfolg. Historisch gewachsene IT-Architekturen kennzeichnen dabei oft vielfältige abteilungsspezifische Insellösungen ohne einheitliche unternehmensweite Datenstruktur. Eine transparente digitale Zusammenarbeit bremst das aus.
Deswegen nimmt die komplexe Modernisierung der IT-Landschaft hin zu einheitlichen Kernsystemen im Rahmen einer zukunftsfähigen Digitalisierungsstrategie in vielen produzierenden Betrieben an Fahrt auf. Die Otto Bihler Maschinenfabrik ist Weltmarktführer auf dem Gebiet der Stanzbiegetechnik und hat 2019 unternehmensweit SAP S4/HANA eingeführt. Mit dem SAP-Addon smart-plm [documents] verbindet das Unternehmen jetzt alle Abteilungen, von Business bis Engineering, mit einem einheitlichen SAP Dokumentenmanagement und sorgt damit für kürzere Wege nah am Geschäftsprozess.
Effiziente Wartung durch ganzheitlichen Überblick im Digitalisierungszeitalter
Die Otto Bihler Maschinenfabrik ist ein Allgäuer Familienunternehmen mit Tradition: Seit über 70 Jahren entwickelt Bihler innovative Automationslösungen „made in Germany“ für seine Kunden in aller Welt. Mit diesen fertigen die Kunden Stanzbiegeteile aus Band und Draht sowie komplette Baugruppen für verschiedenste Branchen besonders wirtschaftlich.
Dabei sind die Anforderungen an effiziente Fertigungsprozesse stetig gestiegen, neue Materialien kamen hinzu und die Material- und Energieeffizienz spielen eine immer wichtigere Rolle.
Um diese Aufgaben zu meistern, beschäftigt Bihler an seinen zwei Standorten in Füssen und Halblech über 850 Mitarbeitende.
Die Maschinen des Familienunternehmens stehen getreu des Gründer-Mottos „Man muss immer der Beste sein!“ für eine Langlebigkeit, wie sie dem weltweiten Image von hiesigen Produkten entsprechen: „Einige Bihler-Maschinen bleiben 40 Jahre bei unseren Kunden im Einsatz“, berichtet Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler. Da sei es wichtig, dass sich die Kollegen für eine optimale Wartung einen schnellen Überblick über das Projekt in seinem gesamten Verlauf verschaffen können.
Zukunftsfähiges SAP Dokumentenmangement
Mit dem Unternehmen ist auch die IT gewachsen: teilweise mit diversen Eigenentwicklungen je Abteilung. Einem transparenten Wissensmanagement war dies nicht gerade förderlich. Im Rahmen einer zukunftsfähigen Digitalisierungsstrategie verfolgt Bihler das Ziel, eine unternehmensweit konsistente Systemarchitektur zu schaffen. Ein Meilenstein war dabei die Einführung von SAP S4/HANA 2019. „Dokumente haben wir zur Verschlankung zunächst bewusst außen vorgelassen – wohlwissend, dass hier auch eine komplexe Aufgabe auf uns zukommt“ – so Alexandra Blümle.
Dabei hatte man das Ziel, die verschiedenen Quellen nah am Geschäftsprozess in einem Dokumentenablagesystem in SAP revisionssicher zusammenzuführen. „Wir wollten die Dokumente mit SAP-Objekten verknüpfen und damit auch einer doppelten Datenhaltung vorbeugen“, fügt sie hinzu. In einer konfigurierbaren Suche sollten sowohl Business- als auch Fertigungsdokumente in einem System transparent und abteilungsübergreifend auffindbar sein.
Wo der SAP-Standard die Beschreibung jeder einzelnen Datei erforderte, war die Massenanlage mit entsprechender Verschlagwortung von Dokumenten eine weitere Anforderung. Das ist etwa beim Speichern von Dokumenten aus der Produktion relevant. Außerdem sollte eine Versionierung möglich sein. Hinzu kam, dass Bihler als Sondermaschinenbauer mit Losgröße eins zwei große Konstruktionsabteilungen für Maschinen und Werkzeuge hat, die mit CAD-Software arbeiten.
Um diesen Bereich mit SAP zu verknüpfen, hat Bihler die SAP-Addons Engineering Control Center (ECTR) und Factory Control Center (FCTR) im Einsatz. Sie sind nahtlos ins ERP integriert und werden als Dokumenteninfosätze auf dem SAP Content Server abgelegt. Diese Ablage als Dokumenteninfosätze wird nun unternehmensweit die zentrale Ablageart.
Partnerschaftliche Entwicklung und Einführung
Inzwischen nutzen etwa 800 Kollegen bei Bihler smart-plm [documents]. Das Tool integriert eine adaptive Dokumentenverwaltung über die Dienste zum Objekt nahtlos in den SAP-Standard. Es kann dort kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Dabei dockt smart-plm [documents] direkt an die Konstruktionsabteilung bei Bihler an: „ECTR legt Engineering-Dokumente in der gleichen Form ab, wie smart-plm [documents]. Da können wir aufsatteln und diese auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich machen“, so Christian Fürstinger.
Das spare anderen Abteilungen auch die Investition in eine ECTR-Lizenz. Zudem bildet das Tool Master-/Non-Masterbeziehungen ab, indem etwa ein 3D-Modell mit den zugehörigen 2D-Zeichnungen verknüpft werden kann.
„Das SAP Dokumentenmanagement legt alle Dokumente mit Bezug zu den korrespondierenden SAP-Belegen ab: Kaufmännische Einkaufsdokumente werden so mit entsprechenden technischen Dokumenten zur Maschine und gemeinsam mit der Bestellung gespeichert,“, erläutert Christian Fürstinger, „Verkaufsdokumente verknüpft mit Projekt, Kundenauftrag und Lieferung oder Projektübersicht, Projektplan und Protokolle mit den zugehörigen Fotos.“
Zentral im Rahmen des SAP Dokumentenmanagement sind bei Bihler die Maschinennummer und auch die Projektnummer: Aus ihr geht hervor, welches Dokument zu welcher Maschine und zu welchem Kunden gehört. Damit alle zusammengehörigen Dateien auf einen Blick auffindbar sind, können sie in einer Dokumentenakte zum Projekt, Equipment oder auch z. B. Lieferanten abgelegt werden. Weiterhin verfügt die Lösung über eine Abo- und Wiedervorlagefunktion, mit der bei Änderung an einem Dokument eine Benachrichtigung erfolgt und Fristen überwacht werden können. Auch eine Duplettenerkennung bringt das DMS mit.
Kürzere Bearbeitungszeiten, besserer Support, zufriedene Kunden mit smart-plm [documents]
„Die partnerschaftliche und zielorientierte Zusammenarbeit mit smart-plm Aigner hat unserem Projektfortschritt gutgetan“, bilanziert Alexandra Blümle. So sei man kompetent und strukturiert beraten und begleitet worden. Mit dem einheitlichen Dokumentenmanagement wird es nun für die Kollegen mit wenigen Klicks möglich, sich für die Wartung auch älterer im Einsatz befindlicher Maschinen einen schnellen Überblick mit allen dazugehörigen Dokumenten zu verschaffen.
Nicht zuletzt trägt die effiziente digitale Dokumentenverwaltung bei Bihler zur Einhaltung von Lieferfristen bei. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Wege reduziert, der Support optimiert und die Kundenzufriedenheit weiter gesteigert. „Den Suchaufwand in verschiedenen Systemen konnten wir mit smart-plm [documents] deutlich reduzieren. Gleichzeitig hat sich auch unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern“, fasst Alexandra Blümle das Optimierungspotenzial mit dem neuen DMS zusammen.
Die Lösung optimiere die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: „Jeder Mitarbeiter findet jetzt das Dokument, das er benötigt.“
„Die partnerschaftliche und zielorientierte Zusammenarbeit mit smart-plm Aigner hat unserem Projektfortschritt gutgetan“,„Den Suchaufwand in verschiedenen Systemen konnten wir mit smart-plm [documents] deutlich reduzieren. Gleichzeitig hat sich auch unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern“,
„Jeder Mitarbeiter findet jetzt das Dokument, das er benötigt.“
Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler
Nächster Meilenstein: Digitale Personalakte
Dokumente sind wie Türen im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Mit smart-plm [documents] hat Bihler den Schlüsselbund zum Einsatz gebracht, der sie unternehmensweit öffnet. Damit setzt das traditionsbewusste Familienunternehmen seinen Digitalisierungskurs zukunftsfähig fort – weg von den Insellösungen, hin zum Kernsystem, über das alle Unternehmensbereiche für effizientere Prozesse verbunden werden. So stehen die Chancen gut, dass die Bihler-Anlage mit Technologievorsprung auch nach 40 Jahren noch läuft und läuft und läuft.
Die Übernahme der Altdaten dauert bei Bihler bis dato an. „Das sind sehr viele Dokumente, deren technische Integration in smart-plm [documents] noch vorbereitet und vorangebracht wird“, so Alexandra Blümle. Aber einen nächsten Meilenstein im Rahmen der Digitalisierungsstrategie hat sie schon im Blick: Die Personalabteilung ist unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen noch nicht auf SAP umgestellt. Hier hat man bereits die digitale Personalakte vor Augen.
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